第一章    总则

第一条    为了加强学生档案管理，科学、规范、有序地做好学生档案的归档、保管、利用和转递工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》和相关法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。

第二条    学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分，是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案、保密法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。

第三条    学生档案实行统一管理、集中保管的原则。学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。学校招生就业处负责全校普通本科在校生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。

第二章    学生档案的主要内容

第四条    学生档案的内容主要包括:

1．高等学校毕业生登记表；

2．毕业生教育实习鉴定表；

3．学生成绩单；

4．高等学校毕业生体检表；

5．入党、入团材料；

6．学生奖惩材料；

7．高等学校毕业生就业通知书（第二联）；

8．教师资格认定申请表和申请人思想品德鉴定表；

9．其它应归档的材料。

第三章    学生档案的管理规程

第五条    档案的管理

（一） 在校学生档案的管理

1．在校学生学籍如有变更，由教务处将学生学籍变更通知送交学生处档案室。

2．学生档案室按照学籍变更通知书，及时完成学生档案的重新分类、排架等工作。

3．学生在校期间各种校级奖惩材料，学生档案管理人员应在文件下发一个月内收集并整理归档。

4．学生在读期间形成的其他各类档案材料，由各教学部安排专人收集保管，学生毕业时一并集中归档。

（二） 毕业生档案的管理

1．各学校、学生处、校医院、教务处等单位要按时收集、妥善保管、及时送交毕业生应归档材料。

2．学生处档案室要定期安排组织专门人员到校内相关单位和各教学部收集、整理、审核毕业生档案材料。

（三）中途退学或肄业学生档案的管理

1．中途退学或肄业学生在校形成的档案材料由教务处统一收集、整理、归档。

2．中途退学或肄业学生档案，根据学生或就业单位要求，可以转出，但须经学校批准并出具相关证明，学生档案室参照毕业生档案有关规定办理。

第四章    学生档案的整理与要求

第六条    学生档案材料的整理与要求

（一） 凡应归档的各类档案材料，教务处及有关单位要指派工作人员认真审核、签署意见、盖章。

（二） 归档材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档（复印件要加盖有关单位印章）。

（三） 档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要填写完整、规范，保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

（四） 对未按要求整理、审核、遗漏、错签的档案材料，学生处档案室可以拒收。

（五） 学生档案管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象发生。

（六） 档案管理人员如发生工作变动，要及时办理档案交接手续。

第五章    毕业生档案转递与留存

第七条    毕业生档案的转递

（一） 毕业生档案由学生处档案室统一保管，并在毕业生派遣后的一个月内办理。

（二） 用人单位查看毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信及本人身份证（或工作证）；若提取档案，须提供调档函。

（三） 转递毕业生档案，必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记，由学生处档案室保存备查。

（四） 学生处档案室及时收集学生档案寄出的回执，妥善保存备查。

（五） 档案转递原则上不允许学生本人自带。

第六章    学生档案的查询

第八条    学生毕业后，如需查询其个人档案的处理情况，可持单位介绍信或证明系我校毕业生的有效身份证明，到学生处档案室进行查询。

第七章    学生档案的补办

第九条    因用人单位原因造成档案丢失的，原则不予补办。如有特殊情况，由用人单位开据档案丢失情况证明，学生本人携带毕业证、身份证，经学校主管领导批准后方可补办。补办的档案包括符合当时情况的《普通高等学校毕业生登记表》、《毕业生教育实习鉴定表》、《学生成绩单》。

第八章 附 则

第十条     本暂行办法适用于我校全日制普通专科生的档案管理。

第十一条    本暂行办法自发布之日起执行，由学生处负责解释。